新型コロナウイルスの感染拡大の影響で、企業において在宅勤務やテレワーク、オンライン会議が本格的に取り入れられるようになり、働き方が一気に変わりました。
各企業ではテレワークを活用することでオフィスに出社する人を減らし、オフィス面積を縮小したり、オフィスを分散、移転させたりという動きが起きています。
私は企業や組織への働き方改革のコンサルティングを仕事にしています。最近、企業の人事担当者からのご相談で特に多いのが、「テレワークや在宅勤務を取り入れたけれど、社内でうまく活用されていなかったり、コミュニケーション不足がおきたり、育成が難しい」という内容です。
今回は、働く「場所」の変化に伴うオフィスのあり方について、現場で起きている課題やその背景についてご紹介していきたいと思います。
オフィスが変わる理由
オフィスの見直しが求められる理由となるのが、テレワーク導入の増加です。コロナ禍を機に全面的にテレワークに切り替えた企業は少数派ですが、オフィスワークとテレワークの併用やテレワーク対象者の拡充を進める動きが見られます。これまで将来的な課題と見られていた業務のIT化が、コロナ禍をきっかけに急速に進められ、テレワーク実施にはずみをつけています。
また、新型コロナウイルスの影響で社会経済全体が停滞するなかで、業績が伸ばせずに経営状態が悪化している企業が多数見られます。経営危機の脱却、倒産回避の方策としても、事業縮小やオフィス移転の検討が考えられているのでしょう。
実際の企業の動き
新型コロナウイルス対策としてテレワークや時差出勤を導入した企業では、各社員の出社日を調整し、社内人数を低減するといった方法をとっています。社員人数分の座席が不要となれば、フリーアドレス制を導入して、オフィス面積を縮小することが可能です。
先の見えない経済情勢のなか、企業では不要なコストの削減が急がれます。こうした流れから、既存のオフィス契約を解除し、オフィスの縮小や移転を検討する動きが加速しています。
オフィス縮小とあわせて、サテライトオフィスの設置やコワーキングスペースの活用など、社員にとって利便性の高い手段を採用する企業も見られます。
オフィスの適正面積とは？
ィスの適正面積と、オフィス縮小化により削減されるコストについて解説します。
社員ひとりあたりに必要な面積
オフィス縮小といっても、業務に支障が出るほど狭い職場にすることはできません。
日本の「労働安全衛生規則」では、「事業者は、労働者を常時就業させる屋内作業場の気積を、設備の占める容積及び床面から四メートルをこえる高さにある空間を除き、労働者一人について、十立方メートル以上としなければならない」と定められています。
つまり、オフィスの天井の高さが2.5メートルの場合、ひとりあたりの最低限の広さは４平方メートルです。これに加えて、通路やすれ違いスペースといった共有部分を含めるとさらに広さが必要となります。
各事業所の事情にもよりますが、これらの数値が自社オフィスの必要面積を割り出す際の参考となりそうです。
オフィス縮小で削減されるコスト
テレワークや時差出勤で生じる、出社人数の低減によって削減できるコストについて考えてみましょう。先にあげたひとりあたり４平方メートルをもとに試算します。
例えば、100名のオフィスであれば、必要な面積は400平方メートルですが、出社社員数を３割減らせば280平米メートルとなり、約120平米メートルの削減となります。
オフィスマーケットデータによると、2020年11月のバンコクセンター地区の平均賃料は、㎡あたり850THBです。100名のオフィスを3割縮小した場合、単純計算でも毎月96,000THBの削減となり、年間総額でみると1,160,000THB程度のコスト減となることがわかります。
オフィスを縮小した場合には、直接的な家賃コストに加え、占有面積に対しての光熱費、清掃費など付帯するコスト、また社員の交通費も削減されるため、総合的にかなりの効果が期待できます。
オフィス縮小化のメリットとデメリット
オフィスを縮小することについてのメリットとデメリットを押さえておきましょう。
■コスト削減
賃料およびオフィス付帯費用の縮小。テレワーク化による交通費の圧縮など、業務上のコスト削減が期待できる。
■業務のコンパクト化
余分なスペースがなくなることで、備品や書類の整理が促される。書類は電子化することで保管スペースが不要になり、合わせて業務フローの電子化なども検討するきっかけになる。業務の効率化の検討やオフィス全体のムダの見直しにつながる。
■働き方改革の推進
テレワークの定着・拡大が進み、働き方に多様性が生まれる事で、社員のワークライフバランスが確立される。それが企業ブランドイメージの向上に寄与し、結果として良い人材の獲得にも繋がる可能性がある。
■感染症対策
オフィスへの出社人数を抑えることで、出勤時の感染リスク低減、またオフィス内での「密」を回避できる。オフィスの細部まで 目が行き届くようになり、感染防止対策の不足する箇所に迅速な対応が可能となる。
デメリット
■オフィス再構築にかかる手間・工数
単なる移動ではないため、縮小に際しては大幅な物品や業務の削減が必要となる。これまでとは異なる業務環境を一から整備し、オフィス機能を果たせる状態に再構築しなければならない。
■テレワークへの対応
オフィス以外の場所で業務にあたる社員について、業務遂行のための環境整備・機器類整備に加え、労務管理の体制やルールを策定する必要がある。
■移転コスト
オフィス縮小の効果が出るまで一定の期間が必要。一時的に移転コストが費用対効果を圧迫する。
